Przetargi i Ogłoszenia

Sobków, dnia           21.10.2025r.

Znak sprawy: PS.26.2.2025

ZAPYTANIE OFERTOWE

Na podstawie zarządzenia Wójta Gminy Sobków Nr 1.2024 z dnia 2 stycznia 2024 roku w oparciu o art. 2 ust. 1 pkt. 1) ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2024r., poz. 1320 ze zm.) oraz z art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1530 ze zm.) Zamawiający zaprasza do złożenie oferty.

1. Zamawiający:

Nazwa Zamawiającego:              Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Sobkowie

REGON:                                       290337045

NIP:                                             656-147-61-57

Miejscowość                               Sobków

Adres:                                          ul. Rzeczna 8, 28-305 Sobków

Strona internetowa:                   

Godziny urzędowania:                poniedziałek 9⁰⁰ - 17⁰⁰ ,od wtorku do czwartku 7³⁰ - 15³⁰, piątek 7³⁰ - 14⁰⁰

2. Określenie przedmiotu zamówienia:

Zarządzanie Projektem: Wsparcie osób zależnych w Mieście i Gminie Sobków o numerze FESW.09.04-IZ.00-0017/25  w okresie jego realizacji, w tym w szczególności

1. Ścisła współpracy z Zamawiającym w zakresie realizacji projektu.
2. Koordynowanie projektu, nadzór nad realizacją projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, wnioskiem aplikacyjnym i przepisami unijnymi oraz wytycznymi.
3. Współpraca z Instytucją Zarządzającą oraz innymi instytucjami, w szczególności utrzymywania stałych kontaktów z opiekunem projektu, informowanie na bieżąco o wszystkich zaistniałych problemach w realizacji projektu, terminowe przesyłanie wszystkich wymaganych dokumentów i informacji, przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających z realizacji umowy, procedur, standardów oraz wszystkich obowiązujących dokumentów.
4. Wyznaczenie minimum jednej osoby do realizacji zadań przewidzianych w niniejszej umowie.
5. Odpowiadanie na pytania i wątpliwości Zleceniodawcy dotyczące konkursu i projektu
6. Sporządzenia wniosków o płatność oraz dokumentów z nimi związanych wymaganych umową o dofinansowanie i wytycznymi w terminach określonych w umowie o dofinansowanie na podstawie informacji i dokumentów przekazanych przez Zamawiającego.
7. Całkowitego rozliczenia finansowego i rzeczowego względem Instytucji Zarządzającej po zakończeniu realizacji projektu.
8. Sporządzania wszelkich dokumentów, zestawień, wyjaśnień, etc, na żądanie Instytucji Zarządzającej i innych instytucji, o ile takie żądanie jest oparte o Wytyczne lub umowę o dofinansowanie.
9. Sporządzenia i aktualizowanie dokumentacji niezbędnej do realizacji projektu, wymaganej przez wytyczne i/lub umowę i/lub wniosek o dofinansowanie, w tym regulaminów, formularzy zgłoszeniowych.
10. Bieżący monitoring postępu rzeczowego i finansowego projektu, analiza ryzyka i podejmowanie działań mających na celu wyeliminowanie wszelkich nieprawidłowości
11. Kontrola wydatkowania środków. Wykonawca ma prawo zakwestionować ponoszone wydatki jeżeli są one niezgodne z Projektem bądź wytycznymi..
12. Przygotowanie projektu do kontroli, poza dokumentacją księgową, na podstawie listy dokumentów przesłanych wcześniej przez instytucje zarządzającą lub inne instytucje.
13. Udzielania wyjaśnień w sprawie prowadzenia dokumentacji księgowej projektu przez wyznaczonego pracownika Wykonawcy – księgową.
14. Delegowanie minimum jednego pracownika na okres kontroli, celem składania przez niego wyjaśnień w zakresie kontrolowanego projektu.
15. Prowadzenie procesu kontroli aż do uzyskania zaleceń pokontrolnych.
16. Przygotowanie rekomendacji dotyczących przygotowania odpowiedzi do zaleceń pokontrolnych.
17. Przygotowywanie wspólnie z Zamawiającym zmian do wniosku o dofinansowanie i realizacja procesu zmian do momentu aktualizacji wniosku o dofinansowanie w tym naniesienie zmian na dokumentację, odpowiadanie na pytania i wątpliwości Instytucji Zarządzającej etc.
18. Przygotowanie i prowadzenie dokumentacji dotyczącej personelu projektu, w tym sprawdzanie poprawności form zatrudnienia, przygotowania wymaganych wytycznymi regulaminów, sprawdzanie poprawności dokumentowania czasu pracy.
19. Przekazania Zamawiającemu kompletu dokumentacji związanej z realizacją projektu po końcowym rozliczeniu projektu.

3. Termin realizacji zamówienia:

Okres realizacji projektu, przewidziany na:

Data rozpoczęcia realizacji projektu 2025-11-01

Data zakończenia realizacji projektu 2027-10-31

Oraz okres niezbędny do zamknięcia projektu – poprzez uzyskanie karty zamknięcia.

4. Miejsce i termin złożenia oferty:

Ofertę należy złożyć  w wersji tradycyjnej w siedzibie Zamawiającego:

Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Sobkowie

1. Rzeczna 8, 28-305 Sobków

do 28 października 2025r. do godziny 14.00, z opisem Obsługa zamówień publicznych w ramach projektu: „Wsparcie osób zależnych w Mieście i Gminie Sobków” w okresie jego realizacji.

W przypadku przesyłek pocztowych lub kurierskich liczy się data i godzina dostarczenia oferty.

Oferty które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane.

5. Termin otwarcia ofert:

29 października 2025r. godzina 10.00. Zamawiający przy otwarciu ofert nie przewiduje udziału Oferentów.

6. Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami:

Kierownik: Brejdak Renata tel. 41 3871281

1. Rzeczna 8

28-305 Sobków

tel.: 041 387-12-81

gops@gopssobkow.pl

7. Warunki płatności:

Faktury będą opłacone w terminie 14 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej FV, zgodnie z niżej przedstawionym schematem:

• Transza miesięczna, wartość miesięcznej transzy zostanie obliczona według wzoru: Wartość kosztów pośrednich w projekcie × (procent kosztów pośrednich wskazanych jako wynagrodzenie Wykonawcy) % × 50% ÷ liczba miesięcy realizacji projektu Liczba transz miesięcznych będzie równa liczbie miesięcy trwania realizacji projektu.
• Transza dopełniająca wyliczana raz na każde 3 miesiące realizacji projektu, oraz jednorazowo, w terminie do 30 dni po zakończeniu realizacji projektu. Wartość transzy dopełniającej zostanie obliczona według wzoru: Wydatki kwalifikowalne ujęte we wniosku o płatność × procentowa stawka kosztów pośrednich zgodna z wnioskiem o dofinansowanie × procent kosztów pośrednich wskazanych jako wynagrodzenie Wykonawcy

Od uzyskanej kwoty zostanie odjęta suma wypłaconych transz miesięcznych.

8. Sposób przygotowania oferty:

Ofertę cenową należy złożyć wypełniając załączony Formularz ofertowy wg załączonego wzoru,  podpisany przez osoby upoważnione do reprezentacji Oferenta.

Do oferty powinien zostać dołączony dokument wskazujący na umocowanie osoby upoważnionej.

9. Opis sposobu obliczenia ceny oferty

wartość kryterium/wartość kryterium z oferty najkorzystniejszej x 20 (w przypadku podpunktu a) + wartość kryterium/wartość kryterium z ofert najkorzystniejszej x 80 (w przypadku podpunktu b)

Max. liczba punktów do zdobycia wynosi 100.

10. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierować przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny.

Przy wyborze Oferenta będą brane pod uwagę następujące kryteria:

1. Doświadczenie w realizacji projektów o podobnym charakterze - 20% wartości oceny
2. Cena zarządzania projektem wykazana z Ofercie w postaci podania wartości procentu kosztów pośrednich przyznanego dofinansowania — 80% wartości oceny

11. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu udzielenia zamówienia:
12. Wykonawca nie może być podmiotem powiązanym z wnioskodawcą w rozumieniu załącznika I do rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu (Dz. Urz. UE L 187 z 26.06.2014, str. 1)
13. Wykonawca musi posiadać doświadczenie w zakresie realizacji projektów w zakresie usług opiekuńczych

12. Gwarancja:

Nie dotyczy

13. Klauzula informacyjna dotycząca RODO na okoliczność pozyskania danych osobowych od osoby fizycznej, której dane te dotyczą:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO", informuję, że:

Administrator Danych

Administratorem Państwa danych osobowych będzie Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Sobkowie z siedzibą w Sobkowie, przy

1. Rzeczna 8, 28-305 Sobków. Możesz się z nami skontaktować:

• listowanie: ul. Rzeczna 8, 28-305 Sobków
• telefonicznie: 41 3871281
• drogą mailową: gops@gopssobkow.pl

Inspektor Ochrony Danych Osobowych

Inspektorem Ochrony Danych (IOD) jest Pan Sylwester Cieśla. Można się z nim skontaktować emailem: iod@czi24.pl  lub telefonicznie pod numerem  tel.:  512666944

Cel i podstawa przetwarzania oraz okres przetwarzania:

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z niniejszym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;

1. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 18 oraz art. 19 ust. 5 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.);
2. Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
3. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

Posiada Pani/Pan:

1. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
2. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ^**;
3. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

4. Nie przysługuje Pani/Panu:
   1. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
   2. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

* Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.

** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

1. Załączniki:

• ZAPYTANIE OFERTOWE.pdf (235 kb)
• Załącznik nr 1 - FORMULARZ OFERTOWY.pdf (197 kb)
• Załącznik nr 2 Oświadczenie Wykonawcy.pdf (622 kb)
• Załącznik nr 3 - Projekt umowy.pdf (743 kb)
• ZAPYTANIE OFERTOWE - skan.pdf (3.4 mb)